شرکت پتروشیمی باختر با هدف سرمایه‌گذاری در شرکت‌ها، مجتمع‌ها، طرح‌ها و واحدهای تولیدی و صنعتی و صنایع پتروشیمی از سال ۸۳ آغاز به‌کار کرده است. این هلدینگ دارای ۱۳ شرکت زیرمجموعه به نام شرکت‌های پتروشیمی کاویان (واحد تولید اتیلن)، لرستان و مهاباد (پلی‌اتیلن سنگین و سبک خطی)، کردستان (پلی‌اتیلن سبک خطی)، پلیمر کرمانشاه (پلی‌اتیلن سنگین)، اندیمشک، میاندوآب، مدیریت توسعه، بازرگانی کالای باختر، پارس فنول، خط لوله، رایان پلیمر و دی‌پلیمر آرین است. برخی از این شرکت‌ها تولیدکننده‌ی محصول و برخی دیگر شرکت‌های خدماتی هستند. این مجموعه در جایگاه هلدینگ، مدیریت این شرکت‌ها، سیاست‌گذاری‌ها و تشریح فرآیندها را به‌عهده دارد.
نیاز کسب‌وکار
با توجه به پراکندگی جغرافیایی شرکت‌های زیرمجموعه‌ی هلدینگ باختر و استقلال ثبت اطلاعات مربوط به سرمایه انسانی در آن‌ها، هرکدام از این شرکت‌ها برای محاسبات کارکرد کارکنان، از نرم‌افزار متفاوتی استفاده می‌کردند؛ شرکت مادر به راهکاری نیاز داشت تا بتواند نظارت دقیق و لحظه‌ای بر وضعیت تردد و کارکرد کارکنان به‌شکل تجمیع شده و به تفکیک شرکت‌های زیرمجموعه خود در اختیار داشته باشد و محاسبات کارکرد را نیز به تفکیک این شرکت‌ها انجام دهد.
افزون‌بر این، با توجه به ماهیت کار بی‌وقفه در پتروشیمی‌ها، هلدینگ باختر به راهکاری سیستمی برای شیفتبندی پرسنل و اِعمال درست آن نیاز داشت؛ در کنار آن، تعریف عوامل کنترلی از قبیل تعداد تاخیرهای مجاز و مجوزهای کنترل اضافه کار و اِعمال آن به‌شکل سیستمی و در عین حال اِعمال گردش کارهای متفاوت برای فرآیندهای مختلف مرخصی، ماموریت و اخذ مجوز، وجود داشت. در اختیار داشتن سامانه سفارش و تحویل غذای یکپارچه بین تمامی این شرکت‌ها نیز از دیگر نیازهای مورد نظر هلدینگ بود.
اهداف پیاده‌سازی
- مشاهده‌ی آنلاین ترددها در سراسر کشور
- محاسبات کارکرد کارکنان به صورت سیستمی و یکپارچگی با سیستم جبران خدمات
- پیاده‌سازی شیفت‌های متنوع و چرخشی
- یکپارچگی شیفت ها و قوانین در کل سازمان
- اعمال سیستمی عوامل کنترلی در بازه‌های زمانی متنوع
- اعمال محدودیت های دسترسی به تفکیک شرکت های زیر مجموعه
- پیاده سازی گردش کار در فرایند های مرتبط با سرمایه انسانی
- پیاده‌سازی سامانه سفارش و تحویل غذای یکپارچه
نتایج به‌کارگیری راهکار
با توجه به گستردگی گروه پتروشیمی باختر و نیازهای خاص این سازمان، پیاده‌سازی راهکار مدیریت تردد راهکاران کمک کرد تا اطلاعات مرتبط با تردد و کارکرد پرسنل، جبران خدمات در عین یکپارچگی سیستمی، به هر دو شکل تجمیعی و به تفکیک شرکت‌های زیرمجموعه در اختیار این سازمان قرار گیرد. هم‌چنین در کل هلدینگ، قوانین و شیفت‌های یکپارچه ساخته شد و با توجه به ماهیت پتروشیمی شیفت‌های متنوع و چرخشی در کنار عوامل کنترلی و گردش کار مناسب فرآیندها، در گروه‌های کاری مختلف، مطابق تعاریف و سیاست‌های شرکت در سیستم پیاده‌سازی شد.
در عین مجتمع بودن اطلاعات کل شرکت‌ها، هر یک از شرکت‌های زیرمجموعه، فقط به اطلاعات مربوط به خود دسترسی دارد. در حال حاضر پرسنل در تمامی شرکت‌های زیرمجموعه امکان مشاهده، ثبت و پی‌گیری درخواست‌های مرتبط با تردد خود را به‌شکل آنلاین در اختیار دارند و امکان ثبت ماموریت و تردد به‌شکل مکانیزه بین شرکت‌ها وجود دارد. به‌علاوه، یکپارچگی سامانه سفارش و تحویل غذا بین شرکت‌های زیرمجموعه نیز فراهم شده است.
با عملیاتی شدن این راهکار تا ۴۰درصد فرآیندها و عملیات در سازمان تسهیل پیدا کرده است و محاسبات کارکرد از ۱۰ روز به ۴ روز در کل سازمان کاهش پیدا کرده است.